私の自宅近くにも、ZXYがある─、
従業員に不公平感を抱かせない、豊富な拠点数が魅力！
アルミニウム総合メーカー・日本軽金属グループの一員である日軽パネルシステムは、コロナ禍において強く出社制限が求められる中、外部サテライトオフィスサービスの導入検討をスタート。ZXYの導入は、2020年6月のことだった。設計・施工・製造を行うメーカーが、社外でのリモートワークという厳しい要請と、どのように向き合ってきたのか。今回は、企画管理部 総務人事グループのグループ長・鈴木雅亮様と、佐藤貴斗様にお話を伺った。
従来の働き方の課題
社外でのリモートワーク経験・習慣が一切なかった
建設・製造業という業態の特性上、社外に出てモバイル環境下で仕事をするという習慣は一切なく、経験もなかった。ハード設備やIT関連のインフラも整っていなかった。
通勤途中でのコロナ感染予防対策としての取り組み
特に長距離通勤が多い都内においてはコロナ感染予防対策として在宅勤務が活用されることが多いが、「在宅での通信環境が整っていない人」「在宅でウェブ会議や集中ワークがしづらい人」など、住環境や家庭環境等によって、在宅勤務時の環境にバラつきがあった。
採用面接やWeb会議の会場選定に苦労していた
採用面接の会場として貸し会議室を利用していたが、求職者の人数とマッチした規模の会場を調達することが難しかった。また、オンライン会議や面接・面談であっても、自宅ではやりにくいという担当者の声もあった。
ZXY［ジザイ］で解決！
各拠点一律に、必要十分のオフィス機能が完備
サテライトオフィスやレンタルオフィス事業者によっては、複合機ひとつとっても仕様や機能、設置の有無について、各拠点でばらつきがある。その点、ZXYは、どの拠点であっても、一律的で安定的なスペックの設備・機器が利用可能なので、複合機を多用する業務においても社員は安心してリモートワークができている。
リモートワークにおける不公平感を、拠点数で解消
在宅勤務がしやすい社員と、しにくい社員の間で少なからず不公平感があったが、郊外に豊富な拠点を持つZXYなら、多くの従業員が、おおむね公平にサテライトオフィスを利用できるようになる。在宅勤務が難しい人も、ZXYを利用すればリモートワークができるようになり、リモートワークの浸透に繋がっている。
ニーズに合わせて部屋の規模もフレキシブルに
10人で使う時は、10人規模の会議室を、1人で使う時は、1人用の個室を。ZXYなら、採用面接、オンライン会議など、用途に合わせた規模の部屋をフレキシブルに利用できるので、ストレスなく場所を確保することができるようになった。
ZXY［ジザイ］をお選び頂いたポイント
ログ管理のしやすさ
社員の一人ひとりが個別アカウントで登録して、各自のスマートフォンで簡単に予約ができるというところに魅力を感じた。「誰が、どの拠点を利用した」という情報が、管理者側ですぐに把握できるのは、メリット大。
- ZXY Information -
- スマホアプリやブラウザ版会員サイトから誰でも簡単に予約が可能。
- 企業管理者も、社員の利用状況をタイムリーに確認することが可能。
シンプルかつ多様な料金体系
適したコストで利用できる完全従量課金制の「ZXY Share」、定額料金制で1ヵ月からの短期利用OKの「ZXY Monthly」など、多様なニーズを受け止めてくれる複数のサービス体系が用意されているのも魅力。
- ZXY Information -
- 「ZXY Share」は、入会金・年会費不要で、使った時間分の料金以外は発生しないシンプルな従量料金制。
拠点数の多さと、各拠点一律の充実設備
郊外に従業員の自宅が多くありその近くにZXYの拠点が豊富にある、というのも大きなポイント。また、それぞれの拠点で、一律的に必要十分なスペックのオフィス機器等が完備されているので、使用の際にストレスがなかった。
- ZXY Information -
- 東京都心に加えて千葉、神奈川、埼玉など265か所に展開（2022年11月現在）。
インタビュー
まず、ZXYを導入する以前の働き方の課題について、お聞かせいただけますか？
（鈴木さま）
建設業という業態の特性上、図面や見積書を印刷するなど、もともと紙が多い文化でした。そのため、営業や設計、工事などの職種のメンバーは、事務所に出社するというのが当たり前で、自宅などの会社外で業務を行う習慣は、一切ありませんでした。
コロナが拡大し、「いざ在宅勤務を」ということになりましたが、環境的に自宅で集中して仕事をするのが難しい社員も多く、それが大きな課題でした。 その中で、モバイル用のパソコンを揃えたり、外部から社内ネットワークにアクセスできる環境を整えていったり。外で働ける場所を検討しながら、IT関係のインフラの整備も並行して進めていきました。
外で働く環境を整えていく過程で、一番ハードルが高かったことは何ですか？
（鈴木さま）
多くの社員が、「画面越しではなくて、実際に手の届く距離感の中で、図面を囲みながら話をした方が、物事は伝わりやすい」と、そんな固定観念を抱いていまして。それをほぐしていくことが、とてもハードルが高かったかなあ、と思いますね。 2020年の年頭からコロナ禍が始まって、リモートワークが半強制的に始まったわけですが、最初のうちは、リモート実施率としては、1割、2割というところでした。出社率を制限するよう、会社として強制力のある取り組みも実施してきたのですが、なかなか…。
サテライトオフィスサービスの検討を始めたタイミングと契機について、教えていただけますか？
（佐藤さま）
タイミングとしては、2020年の春頃でしたね。当社には「設計」という職種があるのですが、業務上、設計図を印刷できる環境が必要不可欠なんです。自宅で印刷してもらうわけにもいかないし、かと言って、出社も勧められない。このままでは業務遂行に支障をきたすという危機感が、その当時、ありました。そこで、外部のサテライトオフィスの検討を本格的にスタートさせた、というわけです。
様々な候補が挙がりましたが、複合機が備わってなかったり、立地的にも条件が合わなかったり。料金体系も煩雑なものが多い印象でした。
そうして、各サービスを比較・検討していく中で出会ったのが、ZXYでした。各拠点で統一的な仕様のオフィス機器が整えられていて、複合機も安心して使えるのに大きなメリットを感じました。2020年の6月のことでしたね。
オフィス機器に対する安心感の他にも、メリットを感じられたポイントはありますか？
（鈴木さま）
まず、従業員の入退室ログが管理しやすい、というところですね。個人ごとのアカウントで登録して各自のスマートフォンで簡単に予約ができ、誰が、どの拠点を利用したかが、管理者側ですぐに把握できるのは、とても便利ですね。
次に、シンプルで多様な料金体系、です。利用時間に応じた完全従量課金制や、1ヶ月単位のマンスリーなど、ニーズに応じてサービス体系が選べるというのも魅力に感じました。 あと、従業員が自宅近くで利用するという場面を主に想定していたので、社員が多く住んでいる郊外にZXYの拠点が数多くある、というのもポイントでした。
ウェブ会議や面接などのシーンでも活用されていますか？
（佐藤さま）
はい、活用しています。コロナの感染が拡大して、2021年度には、当社では、採用面接だけでなく会社説明会や内定式なども、ほぼオンラインで行うようになりました。このような大事な場面では、オンライン上での画面越しのやりとりとはいえ、自宅よりサテライトオフィスの方が担当者もやりやすいようで、そういった面でも、ZXYがあってよかったなと思っています。
ちなみに、コロナ前の2019年のことですが、リアル対面での採用面接の会場として貸し会議室を探したことがあったんです。でも、場所によっては、会場の確保が難しくて、公民館しか借りることが出来なかったり。1名だけの採用面接なのに、大きな貸し会議室を借りなければいけない、といったケースもありました。 あの時、人数に応じてフレキシブルにサイズの異なる部屋が借りられる、それこそZXYのようなサービスがあったら本当によかったのになあ、と振り返ってみてしみじみ感じています。
導入後、ZXYの利用について、社内周知はどのように行いましたか？
（佐藤さま）
ZXYの運用開始については、社内の掲示板で広報しました。はじめの内は、サテライト勤務がなかなか広まらず、苦労しました。外で作業するにはVPN（Virtual Private Network/仮想プライベートネットワーク）機器が必要なのですが、ZXYで専用ロッカー契約を行い、当時数の少なかったVPN機器をロッカーに設置して、その拠点で働く社員に共有で使ってもらったり、と。徐々に、外で働く不便さを取り除いていきました。
（鈴木さま）
あとは、緊急事態宣言下において、強制的に出社率を制限していく文脈で、自宅以外の働く場所としてZXYを紹介していきました。こういったサテライトオフィスを活用して、部署ごとに目標の出社率まで削減するようにと、強く周知していきました。
実際にZXYを活用してみて、社員さんから感想やご意見などが寄せられたりは？
（佐藤さま）
従業員によっては、社外でのネットワーク環境の構築が不十分の人もいますので、自宅でWi-Fi環境を整えられている人に不公平感を抱く、というケースもあるようで。
また、家庭環境の違いによっては、お子さんがいるなどの理由で、自宅では大事なZoom会議に参加しづらいという人もいるんですよね。そんな人も、ZXYがあれば安心できるという話を聞きました。 誰でも自宅近くで利用することができる、ZXYというサテライトオフィスがあることによって、リモートワークにチャレンジしてみようという機運が生まれたのだと思います。
御社単独で目指されている働き方と、日本軽金属グループ全体で目指されている働き方、というものがあると思いますが、このあたりについて、今後の展望を聞かせていただけますか？
（鈴木さま）
コロナが感染拡大する直前の2019年末に、日本軽金属グループ全体で、品川の天王洲アイルから新橋へと、本社機能を移転致しました。オフィスレイアウトもフリーアドレスにし、単一会社でまとまるのではなく、グループ全体でのコラボレーションやABW（※）の実現を目指して、本社の機能・役割や従業員の働き方を改めていきましょう、と。
※ABW（Activity Based Working）とは：アクティビティ・ベースド・ワーキング。業務内容に合わせてワーカーが働く場所を自由に選べるワークスタイルのこと。
すぐ隣の席には違うグループ会社の人がいて、案件ベースで、会社の枠を超えてソリューションを生み出していく。日軽金グループとして新たな価値を提供できるような働き方をしていこう、というのが、グループとしてのコンセプトとしてあったんですね。
ただ、それは、大前提として「ひとつの場所を共有して働くこと」というのが絶対条件になります。しかし、コロナが拡大していく中で、その移転時のコンセプトを、さらに飛び越えたような働き方─、つまり、「場所という制限もなくして、コラボレーションを生み出していく新しい働き方」を提示しなければならなくなりました。
ですので、今後の展望としては、コロナ以前に想定していた働き方やオフィスの捉え方を、コロナ後に発生したニーズと、どのようにミックスさせていくか、つまり─、
・“場所を共有することで生み出される、グループ内でのコラボレーション” というコンセプト。
・コロナという外部要因によって生じた、新しい働き方（場所を共有しない分散型ワーク、リモートワーク）へのニーズ。
といった2の異なるベクトルをどのように効果的に融合していくのか、というのが、現在、グループ内の人事の中で大きな課題となっており、議論がスタートしているところです。
