テレワークの運用ルールを丁寧に定義して、
ZXYを活用しながら、「社外で働く文化」を醸成
金融・ファイナンスという事業領域上、会社の外で働く文化がなかった「三井住友ファイナンス＆リース」ですが、「働く場所の多様化」の実現に向けて、2019年9月にサテライトオフィスサービスZXYを導入しました。今回は、その取り組みの軌跡を、管理部・高澤 和弘様（ZXY導入当時、管理部）、人事部・柳沢 典行様から伺いました。
管理部、人事部の両サイドから見た、サテライトオフィス導入〜利活用までの道のり。これからサテライトオフィスを取り入れていこうと考えている企業様にとって、とても参考になる導入事例です。
従来の働き方の課題
セキュリティリスクがあり、社外で働けない
金融業という特性上、社外で仕事をするのに、セキュリティ面でのリスクをどうやって回避するかに課題を抱えていた。また、社外で働くという企業文化もなかった。
テレワークを行う社員間で不公平さがあった
社外で働くための制度・ルールづくりを進める際に、公平さをどう確保するか。勤務地・居住地に極力左右されずに、どんな社員であっても偏りなくテレワークが行えるようにするにはどうするかが、大きな課題だった。
サテライトオフィス導入後の運用に不安があった
サテライトオフィスサービスを導入したとして、その運用部署の負担がどの程度のものになるのか不安があった。利用に対してストレスや管理コストの少ないサービスを探していた。
ZXY［ジザイ］で解決！
個室完備で、セキュリティリスクを回避
ZXYには、覗き見を防げる個室が数多く用意されているので、セキュリティ面での不安も軽減。安心してテレワークが行えるようになった。
テレワークに関する不公平感を、ZXYの豊富な拠点数で解消
テレワークしやすい社員と、しにくい社員の間で不公平感があったが、首都圏・郊外に豊富な店舗を持つZXYの拠点ネットワークが、社員の居住エリアとフィット。多くの社員が自宅近くのZXYを活用できるようになり、不平等感も解消されてきている。
使いやすい管理システムで、運用の不安が軽減
利用者のアカウント管理がしやすく、運用側の負担も少なくて済んだ。利用者からも、「予約・キャンセルの手続きが簡単で、使い勝手が良い」と高評価だった。
ZXY［ジザイ］をお選び頂いたポイント
使いやすい管理システム
利用者のアカウント管理がしやすく、運用側の負担が少なくて済むことが魅力だった。実際に利用した社員から「予約・キャンセルの手続きが簡単で、使い勝手が良い」と高評価をもらえたことも、選定ポイントのひとつだった。
- ZXY Information -
- スマホやPCの会員サイトから誰でも簡単に予約可能。
- 管理者も、社員の利用明細をタイムリーに確認することができる。
- 部署ごとでのアカウント管理も可能。
郊外にも広がる充実の拠点ネットワーク
場所にとらわれない働き方を実現するにあたって、社員間での公平性の担保は重要課題だった。そのため、社員の主な居住エリアである首都圏郊外に多数の拠点があり、誰もが利用しやすい環境が整っている、というも大きなポイントだった。
- ZXY Information -
- 東京都心に加えて千葉、神奈川、埼玉など265か所に展開（2022年11月現在）。
インタビュー
ZXYを導入されたきっかけについて、お聞かせいただけますか？
（高澤さま）
ZXYを導入したのは2019年9月ですが、その当時、サテライトオフィスを使うという文化は、当社にはありませんでした。「金融」という業態の特性上、基本的にはオフィス内で業務を行うのが大前提で、在宅勤務の制度はありながらも、かなり限定的な運用になっていました。
そこで、インターネット検索をメインにサテライトオフィスサービスの検討を始めました。そして、同業他社と比較した上で、「予約が取りやすい」「アカウント管理が容易」などという運用側の利便性も加味してZXYに絞った、と、そんな流れです。
社外で働く環境を整えていく過程で、ハードルはありましたか？
（高澤さま）
まず、セキュリティリスクに対する備え、でしょうか。外部のサテライトオフィスで懸念されるのが第三者への情報漏洩です。パソコン画面の覗き見防止に対する施策は課題でした。
それ以前に、当時はモバイルパソコンの普及率自体が低く、使用が許可されている場所も限定的なものでした。サテライトオフィス勤務というものを、そもそも想定していなかったんですね。
よりフレキシブルなモバイルワークを実現させるために、勤怠を含めた人事上の運用ルールやガイドラインから変更していく必要があり、サテライトオフィス導入に向けての障壁になっていました。
今、ちょうど「人事制度的な課題感」についてお話が出ましたが、それを、どのように解決していかれましたか？
（柳沢さま）
2020年の東京オリンピック前に推進された「テレワーク・デイズ」の文脈で、当社でも、働く場所の多様化にチャレンジし始め、2019年1月に日本ＧＥの流れをくむＳＭＦＬキャピタルとの合併を契機に「在宅勤務制度」を導入したのですが、在宅勤務というものを人事的にどう捉えるか─。
つまり、「業務上の要請に基づいて行われるもの」とするのか、はたまた、「育児・介護など家庭の事情がある方の、福利厚生的な意味合いで行われるもの」とするのか。
福利厚生と捉えたとき、出社せざるを得ない立場にいる人に、どうしても業務上のしわ寄せが生じてしまいます。つまり、そこに不公平感が生まれるということですね。
そこで、まずは、無条件に在宅勤務を認めるというのではなく、「週2日まで」とした上で、それ以上在宅勤務をする必要がある人は個別に相談してくださいね、と、そんなかたちで運用していました。
そこからさらに、誰もが、働く場所を多様化させられるように、ということで、2019年の夏頃から、ZXYのサテライトオフィスなどを活用してトライアルを進めていたのですが、その矢先にコロナが感染拡大。一気に「在宅勤務をしないといけない」という世界に変わってしまいました。
オフィスの出社率を下げつつ、業務の継続性を担保していくために、全社員にどうやってパソコンを配っていくのか。そして、どうやったらサテライトオフィスの活用をもっと促していけるのか。そういった課題感の中で、在宅勤務の「週2日まで」という制限も撤廃していきました。 コロナ禍が終わったという認識はまだ持っていないので、今もこの運用は続いている、と、そんな状況です。
今後の課題について、お聞かせいただけますか？
（柳沢さま）
物理的に目の届かないところで部下の労務管理をどう行っていくのが適切なのか。マネジメント側には、そういった課題があります。一方、上司や同僚と離れて働く社員には、孤独感やワークライフバランス・タイムマネジメント上の問題が重くのしかかっています。
このような課題感に対して、それらを一つひとつ解決しながら、ハイブリットワークをどうやって実現させていくのか。これが、現時点での課題です。
トライアルを重ねていく上で、社員アンケートなどは行いましたか？
（柳沢さま）
首都圏に勤務される方を中心に、部署にある貸与用のパソコンを利用してテレワーク勤務のトライアルを行ったのですが、それに対する社員アンケートは、2020年9月に実施しています。
アンケート結果では、「（オフピーク通勤、在宅勤務などを体験してみて）電車で通勤しなくて済むので、精神的な負担が軽減した」や「一人の空間で集中ワークができ、生産性が上がった」、といったような声が特に多かった印象です。
その反面、「家族に話しかけられて業務に集中できない」という声もありました。また、「家のリビングにある椅子で仕事をするのはつらい」という声もあり、働く場所としてのインフラについての課題感も浮き彫りになりました。
まとめると…、
「通勤しなくて良い」「集中できる」という在宅勤務のメリットは認めつつも、オフィスというワークプレイスのアドバンテージも大いに痛感した、ということですね。
「自宅を職場にする」と一口に言っても、家庭の環境によっては、それを妨げる要因も、千差万別、ありますよね。このようなリスクを解消する手段として、ZXYのようなサテライトオフィスを利用するのが良い手なんだろうな、と実感しています。
導入後、ZXYの利用促進の施策や社内周知などは行いましたか？
（高澤さま）
その点については、反省点がありますね。まず、ZXY利用のトライアルの際、利用希望者を募って、その人に個人アカウントを付与する、という面倒なワンステップを噛ませてしまいまして、初期登録者数が思ったより伸びなかったんです。
管理部としてアカウントを一括登録するなど、アカウント登録のハードルを低くしていく工夫が必要だったなと思っています。
社内周知についても、もっとしっかりと行っていく必要があったなと反省しています。
ZXYの導入当初は、「積極的に利用しようとする人」と「よくわからないから登録しない人」に二極化していた印象でした。後者に対して、「使ってくださいね」とアナウンスはしていたのですが、社内イントラに再掲するくらいのことしかできませんでした。
実際に使った人の声を伝えるとか、管理職サイドへアプローチするとか、振り返ってみると、まだまだできることはあったなと、感じています。
御社のZXYご利用状況の推移を見ると、2021年に入ってから、急速に利用数が増えています。この2021年というタイミングで、社内で変化したことはあったのでしょうか？
(柳沢さま)
高澤が反省点として挙げていましたが、アカウント登録のステップに変更を加え、2021年1月に会社側で一括登録するようにしたんですね。これによって、社員自らでアカウント登録する手間が省かれたというのが、まず大きかったかなと思っています。
さらに、その少し前に遡るのですが、2020年の10月、人事部として、在宅勤務制度に対するガイドラインを改定しました。
ここで、「自宅で勤務すること」及び「ZXY（サテライトオフィス）で働くこと」を総称して、「在宅勤務」もしくは「テレワーク」と呼ぶ、と定義づけを行い、その過程で、「テレワーク時の交通費（通勤費）をどうするか」や「移動時間は勤務時間とするか否か」などを、議論していきました。
つまり、2020年は「定義やガイドライン・ルール設計、環境整備に力を尽くしてきた一年」ということで、この積み上げがあって、2021年の利用の伸びにつながっていったのかなと考えています。
