従来の働き方の課題
非対面でのマネジメントに
課題を抱いていた
コロナ禍以前からフリーアドレスや在宅勤務を推進していたが、社員の働き方や勤務時間のマネジメントをテレワークでは把握しづらいという課題があり、サテライトオフィス導入に踏み切れずにいた。
社外の働く場所の選択肢が少なく、
情報漏洩リスクも懸念点だった
営業活動等の外出時において、社内同様に働ける場所がなく、カフェなどでは情報漏洩のリスクがあった。
ZXY［ジザイ］で解決！
入退室ログで、
社員の動きが把握しやすい
誰がいつ、どのジザイを活用したか、リモート環境下でもタイムリーに社員の動きが見える化されるので、サテライトオフィス使用状況の把握・管理がしやすい。
個室メインのZXYで、
情報漏洩のリスクを軽減
ZXYは1名用の個室がメインのため、カフェや一般的なコワーキングスペースやシェアオフィス・サテライトオフィスサービスと比べると情報漏洩のリスクも少なく、セキュリティの観点からも安心して社員に活用してもらえることが魅力。
ZXY［ジザイ］をお選び頂いたポイント
企業の働き方に関する知見にも
精通する運営会社の安心感
ZXYを運営するザイマックスは、オフィスビルをはじめとする事業用不動産をメインに、各種不動産サービスを提供する総合不動産サービスプロバイダー。数あるシェアオフィス・サテライトオフィスサービス事業者の中でも企業の働き方に関する知見にも精通しており運営会社としての安心感・信頼感があると感じた。
- ZXY Information -
- 従業員数約6,000名超、グループ会社約40社のザイマックスグループが運営。
- ザイマックス不動産総合研究所など、企業の働き方に関しても精通。
拠点の多さと、
リーズナブルさ
首都圏を中心に全国に拠点を展開するZXYの拠点数は魅力的だった。他社にはなかなか拠点がない郊外の住宅近接エリアにも多数展開。また、固定費が一切かからず従量課金制であるため、導入のハードルも低いと感じた。
- ZXY Information -
- 入会金・年会費不要で、使った分の従量課金制。
- 首都圏だけでなく、全国の地方都市にも拠点を拡大中。2022年12月現在、265拠点超を展開。
インタビュー
はじめに、サテライトオフィスサービスを導入したきっかけを教えていただけますか。
コロナ禍以前から、「働き方改革」でフリーアドレスや在宅勤務の運用を推進していたのですが、育児や介護等の事情がある社員以外が活用しづらいという課題がありました。そこで、サテライトオフィスサービスの導入を検討し始めていたのですが、コスト面での懸念もあり、在宅勤務が難しい場合は、オフィス出社すれば良いのでは。という声もある中で、なかなかサテライトオフィスの導入に向けた推進が出来ずにいました。
そのような中で、新型コロナが感染拡大し、半ば強制的に在宅勤務をしなければならなくなりました。かねてから当社では「BPR（※1）」推進に取り組んでいましたので、コロナ禍においても、業務時間効率化に向けたひとつの手段として、サテライトオフィスサービスZXY［ジザイ］の導入を進めたという流れです。併せて、オフィス出社と在宅勤務以外の働く場所の選択肢を拡充することで、従業員満足度の向上を図ろうとしました。
※1、BPRとは：「ビジネスプロセス・リエンジニアリング（Business Process Re-engineering）」の略。ビジネスの目標を達成するために、業務プロセスや内容を根本的に見直し、組織構造やルールなども含めて、改めて設計し直す（リエンジニアリングする）こと。
実際に、ZXYの導入に際して、ハードルはありましたか？
はい、ありました。ひとつは、『利用条件をどう定めるか』。働き方改革でも「多様性」の重要性が叫ばれていますが、そこばかりをフォーカスしすぎると却って統制がとれなくなってしまいます。どんな理由・シチュエーションでサテライトオフィスの使用を認めていくのか、ガイドラインを定めていくことを課題としました。
もうひとつは、『運用ルールをどう定めるか』。今までは、同じメンバーで顔を合わせながら仕事をしていたので、チーム内でのスケジュール管理等は比較的容易でした。それが、フリーアドレスになり、在宅勤務が始まって、さらには、サテライトオフィスまで活用しはじめると、誰がどこで働いているのか、把握が難しくなってしまいます。
ひとつ目の課題である『利用条件』について、どのように定めていったのですか？
利用時間の上限を定めました。以前は、現在の上限よりも少ない時間に設定していましたが、「もう少しサテライトオフィスも活用したい」という要望が多数ありましたので、現在は利用時間の上限を引き上げています。今後は世の中の情勢や社内の声を聞きながら都度、最適なものにしていければと思っています。
ふたつ目の課題である『運用ルール』については？
企業向けのクラウド型ビジネスチャットツールを活用した電子申請での承認フローは構築済みでしたので、そのツールでの事前申請をルール化することで、誰がいつ・どこで働いているかのマネジメントが可能になりました。スケジュールの把握には一定の課題は残りますが、引き続き社員の声を聞きながら、改善を図っていきます。
数あるサテライトオフィスサービスの中から、ZXYを選ばれた理由を教えていただけますか？
まず、運営会社の安心感。そして、従量課金制で固定費がかからないという導入ハードルの低さ。さらに、社員の利用状況などのデータも取得しやすく、データ管理面でも利便性が高い、などの点ですね。
加えて、セキュリティの高さも大きなポイントでした。当社では、情報漏洩対策として、「個室のみ利用可」とルールを定めていますので、個室がメインのZXYは最適でしたね。
導入後、ZXYの社内周知については、どんなアクションを取りましたか？
トライアルという位置づけで、まずは1ヶ月間、いくつかの部門で利用し、コストシミュレーションを実施しました。また、アンケートを実施するなどして、社内展開に向けて、感触を確かめていきました。
アンケート調査に関しては、トライアル対象者には使い心地など定性的な質問を行うとともに、利用しなかった従業員の声も拾い集めていくよう心がけました。あがってきた社員の声をもとに、総務部にて運用ルールや利用条件を見直し、経営層にも共有、改善・変更内容を社員にフィードバックしていく、という流れを取りました。
ZXYの利用を促すために、何か実施されたことはありますか？
現状、サテライトオフィスの利用案内のみではありますが、社員同士の雑談の中で口コミのように、じわじわ広がってきている印象です。同僚が使って便利だったという声を聞いて、自主的に自分も活用してみようと行動に移していく効果があるようです。
実際にZXYを使ってみた方からは、どのような感想が寄せられていますか？
外出時だけでなく、オンラインでの社内研修やセミナーなど、集中したいシーンでの利用機会も多いのですが、個室であることはもちろん、天井も高く、机の幅も狭くないので、思ったよりも圧迫感がないという声を聞きますね。
サテライトオフィスを使った働き方の推進について、今後どういった展望をお持ちですか？
ウィズコロナ、アフターコロナ時代において、「オフィス」「在宅」「サテライトオフィス」など、働く場所は様々あると思いますが、社員には、それぞれのシーンにあったワークプレイスを自ら選択し、自身の業務効率向上に努めていって欲しいですし、総務部としては引き続きそのサポートを行っていく予定です。 「サテライトオフィス」というのは、数ある働く場所の選択肢のひとつ、という位置付けで考えています。働く場所の選択肢がないことで、社員の働き方が制限されてしまうことがないよう、引き続き働き方・働く場所に関する施策を続けていきたいです。
